Организация рабочего места секретаря — презентация онлайн

Похожие презентации:

10 правил успешной коммуникации

Этика и этикет делового общения

Управление конфликтами в организации.

Стили руководства

Бережливое производство

Тайм-менеджмент

Стили управления

Японский менеджмент

Мотивация персонала. Материальная, нематериальная мотивация

Управление проектами

1. Организация рабочего места секретаря

2. Рабочее место секретаря

Рабочее место секретаря –
это , прежде всего удобный
и достаточно просторный
рабочий стол.

3. Организация рабочего места секретаря

Приемная офиса — это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и
умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа
приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь. Все чаще должность секретаря
даже объединяют с должностью офис-менеджера.
Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией
внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От
того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит
и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков,
партнеров по бизнесу.
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно
важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности,
органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и
личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации
офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

4. Организация рабочего места секретаря

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
1.
2.
3.
4.
Подходы к мебели и оборудованию;
Расстановку мебели и оборудования;
Потребность — в отдельных случаях — особых условий;
Возможность установки вспомогательного оборудования.
Поскольку секретарь — «лицо учреждения», то и его рабочее
место должно быть образцом правильной организации,
показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как
выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе
всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить
максимальные удобства при выполнении возложенных на него
обязанностей и в то же время отвечать требованиям
экономии площади помещения :
• Рабочее место секретаря в приемной обычно
располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре
комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы
легко можно было видеть всех входящих;
В помещении приемной должны находиться только
предметы, требующиеся секретарю и другим
сотрудникам непосредственно в процессе работы;
Мебель для посетителей должна находиться в зоне,
хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее
размещения.

7. THE AND Спасибо за внимание

Работа: Баженова Алексея Владимировича
Руководитель: Касьянова Анна Васильевна

English     Русский Правила

Методические материалы по дисциплинам | Презентация к уроку:

Слайд 1

История секретарского дела Скороход Елена Геннадьевна Нижневартовск 20 1 7

Слайд 2

Происхождение определения

Слайд 3

Появление письменности на Руси в X-XI вв. В XI в. Руси появились библиотеки. В соборах и монастырях, при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.

Слайд 4

Появление письменности на Руси в X-XI вв. В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием «Повесть временных лет». В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

Слайд 5

В конце XV в., появляются первые приказы – органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. На местах существовали приказные избы , которые осуществляли управление делами на более низком уровне. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в систему: появились такие приказы, как поместный (ведавший земельными вопросами), разрядный (занимавшийся военными и оборонными делами), посольский (контролировавший развитие внешних связей), конюшенный (ведавший перевозками на гужевой тяге) и т. д. Приказное делопроизводство ( XV-XII вв )

Слайд 6

Начиная с XIV в., в России появляется бумага, заменившая пергамент. Важнейшими документами были указы царей и приговоры Боярской думы. Широкое хождение имели грамоты и отписки, а также челобитные – прошения челяди и простых людей. Число приказов в XVI в. достигло 22-х. В XVII в. число приказов достигло 80-ти. Приказы делились на ведомственные и территориальные, государственные и дворцовые. При царе Алексее Михайловиче (1645-1676) был создан Приказ тайных дел, который фактически направлял работу всех остальных органов власти, подчиняясь непосредственно царю. При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Приказное делопроизводство ( XV-XII вв )

Слайд 7

При Петре I был организован высший орган управления – Сенат. Он осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т. д. В 1718 г. вместо приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), берг-коллегия (ведала металлургией),мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), юстиц-коллегия, вотчинная и др. В состав канцелярий входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )

Слайд 8

27 февраля 1720 г. был издан Генеральный Регламент – свод правил по организации государственных учреждений. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В нем имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине. Таким образом, с принятием Генерального регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России . Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )

Слайд 11

В рамках коллежского делопроизводства распорядительные и законодательные акты государственной власти оформлялись различными указами, повелениями, инструкциями, регламентами, протоколами и наказами. Постепенно возникло большое количество разнообразных форм переписки: реляции, доношения, письма, требования, известия, ведомости и т.д. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )

Слайд 12

В 1722 г. Петр I издал «Табель о рангах, в котором дворяне были разделены на 14 «рангов» (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. Документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. Также специальная книга регистрации велась на все исходящие бумаги. В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )

Слайд 13

К началу XVIII в. сложилась система коллегий и канцелярий: Низовой уровень: уездная канцелярия. Средний уровень: провинциальная канцелярия. Высокий уровень: губернская канцелярия. Высший уровень: государственные коллегии. Уездные и провинциальные канцелярии подчинялись воеводам. Губернские находились, в ведении губернаторов. Во главе государственной коллегии находился чиновник высшего уровня — президент. Все государственные коллегии были подотчетны Сенату, который осуществлял свою деятельность под надзором генерал-прокурора, лично ответственного перед императором. При прохождении любых документов по инстанциям очень важное значение имело то, как секретари оформят соответствующее дело и как они представят его начальству. Коллежское делопроизводство ( XVIII- нач . XIX вв )

Слайд 14

В начале XIX в. в результате государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. В 1802 г. вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось). Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). В ходе этой ведомственной реформы в России были учреждены министерства: военно-сухопутных сил, морских сил, иностранных дел, юстиции, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 15

Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения — на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства — исполнителями его указаний. Министры имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 16

Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время) Царь Сенат манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления указы и предписания Министерства предложения, циркуляры, запросы рапорты, доношения и представлений

Слайд 17

Результаты введения министерской системы: более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти; централизация и бюрократизация государственного аппарата — засилье бюрократов-чиновников, чинопочитание, рост коррупции, волокита, различные нарушениям делопроизводства; применение бланков с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом для служебной переписки Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 18

В 1861 г. отменена крепостного права. В 1864 г. было введено местное управление — земство. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. У директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур появились свои секретари-делопроизводители. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 19

В 1861 г. отменена крепостного права. В 1864 г. было введено местное управление — земство. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. У директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур появились свои секретари-делопроизводители появились 23 марта 1840 г. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге появились первые личные секретари. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 20

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. Начиная с 1884 г., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как «Стенограф», «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись» и др. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 21

В начале XX в. (1905-1910 гг. Столыпинская реформа) секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 22

После Октябрьской революции 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1918-1919 гг. были подготовлены проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 23

В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу. Заниматься вопросами совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 г. Народному комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ). Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 24

Стали издаваться такие специализированные журналы, как «Вопросы организации и управления», «Стенография и машинопись», «Техника управления» и др. В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 25

Стали издаваться такие специализированные журналы, как «Вопросы организации и управления», «Стенография и машинопись», «Техника управления» и др. В 1925 г. В Советской республике секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 26

В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 27

В 1932 г. , было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителей; секретари-машинистки, разделенные на I и II категории. Они выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 28

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В послевоенный период были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, в том числе в области стандартизации и унификации. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 29

В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», в соответствии с которым вводились в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 30

В 1964 г. открылся факультет государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте. В 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 31

В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) — «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов. С 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителей. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 32

В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная «Единой государственной системой документационного обеспечения управления». В начале 90-х годов прошлого века было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ), который возник на основе Государственного архива РСФСР и Центрального архива Октябрьской революции. Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Слайд 33

В XIX в. профессия секретаря в полной мере востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является необходимой и престижной. Труд секретаря становится все более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всего персональных компьютеров (ПЭВМ). Исполнительное делопроизводство ( нач . XIX вв – наст. время)

Роль секретаря

В ходе вашей карьеры, как и в другие периоды жизни, вас вполне могут попросить вести протокол собрания. Вас даже могут попросить взять на себя официальную роль секретаря группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая должность.

В этом качестве очень важно, чтобы вы знали, что нужно сделать, и были в состоянии делать четкие и точные заметки, потому что роль секретаря заключается, прежде всего, в официальном протоколировании собрания.

Обязанности секретаря

Роль секретаря в любой официальной группе заключается в том, чтобы следить за процессом собраний. Обычно это человек, который занимается организацией собраний, в том числе общих собраний, и ведет формальные записи процесса и решений группы: протоколы собраний. Это может включать ведение записей корреспонденции.

На этой странице основное внимание уделено формальным аспектам роли секретаря, особенно тем, которые касаются совещаний.

---

Подготовка: перед собранием

Секретарю необходимо знать ряд вещей перед собранием, большинство из которых можно легко узнать, спросив человека, который должен председательствовать на собрании.

Наиболее важными из них являются:

• Кто должен организовать собрание , в том числе найти место и организовать подходящие напитки и любые средства AV? Часто это секретарь.
• Кто отвечает за подготовку повестки дня? У каждого председателя будут свои предпочтения, но обычно это также входит в обязанности секретаря, работающего с председателем. Могут быть и другие люди, которые имеют право добавлять пункты в повестку дня. См. нашу страницу: Установка повестки дня для получения дополнительной информации.
• Секретарь следит за тем, чтобы повестка дня не была перегружена , что может включать обсуждение с председателем и другими лицами того, что можно отложить до более позднего собрания, и того, что может быть отражено в письменном отчете.
• Какие записи или протоколы необходимы? Должны ли они быть формальными протоколами, в которых указано, кто что сказал, или краткими заметками, фиксирующими согласованные действия?
• Как быстро должны быть подготовлены и распространены заметки или протоколы после собрания?
• Каков процесс очистки заметок для публикации? Некоторым председателям нравится одобрять протоколы, прежде чем они будут отправлены дальше, в то время как другие предпочитают, чтобы они были распространены среди нескольких ключевых участников одновременно.

Если вы новичок в роли секретаря , также стоит узнать, кто должен присутствовать, организации, которые они представляют, и некоторые вопросы, поднятые на предыдущих встречах.

Это поможет вам понять, что происходит. Вы можете сделать это, просмотрев прошлые протоколы совещаний, а также спросив председателя, что, вероятно, будет обсуждаться.

Секретарь отвечает за рассылку документов для собрания. Это будет включать, помимо прочего, повестку дня, протокол последнего собрания и любые документы для обсуждения или информацию.

В день собрания

В день собрания секретарь должен сделать несколько вещей:

• Убедитесь, что вы знаете, кто должен присутствовать на собрании. Если в здании есть охрана, может потребоваться предоставить список посетителей.
• Прибудьте на место заранее и убедитесь, что все в порядке. Если вы отвечаете за организацию встречи, убедитесь, что все есть, помещение правильно обставлено, все аудио- и видеооборудование работает, стульев достаточно, а закуски доставлены.
• Вы можете подумать о том, кто где сидит , и даже отметить наш план рассадки, так как это имеет огромное значение для проведения собрания. Вы должны убедиться, что стул сидит в центре, а вы сидите рядом с ним.
• Убедитесь, что у вас есть много запасных копий документов для тех, кто не принес копию. Если документов много, может быть целесообразно расположить их в папке, используя номера страниц/разделов, чтобы участники могли легко найти документы, относящиеся к текущему обсуждению.
• Если вы используете бейджи с именами , разложите их в алфавитном порядке на столе у ​​двери, где участники смогут забрать их по прибытии.

---

Приветствие и представление

В протокол необходимо включить полный список присутствующих и всех, кто прислал извинения.

Чтобы вы не лихорадочно строчили, когда люди представляются за столом, раздайте регистрационные листы, в которых просят людей назвать свои имена, организации и контактные данные. Запишите любые извинения за отсутствие, сделанные во время знакомства: люди часто представляются как «замена такого-то и, кстати, он/она присылает свои извинения».

Основной бизнес

То, как вы делаете заметки на собрании, зависит от того, насколько формальным должен быть протокол.

Если вы сообщаете только краткое изложение обсуждения, а также какие-либо действия, вы можете позволить себе прослушать обсуждение, а затем обобщить его в форме заметки.

Если, тем не менее, вы должны записать основные моменты, сделанные отдельными выступающими, то вам необходимо будет сделать более полный набор заметок, включая имена или инициалы выступающих.

Это вопрос выбора, используете ли вы ноутбук или ручку и бумагу, чтобы делать заметки, хотя лучше заранее проконсультироваться со стулом, особенно в оплачиваемой роли.

Полезные советы для быстрого письма

---

• Разработайте собственное сокращение для ключевых слов, фраз или жаргона в своей области, чтобы можно было использовать только инициалы для общих фраз.
• Используйте инициалы для обозначения говорящих в своих заметках. Если вы не уверены в названии, используйте название организации: никто не будет возражать против того, чтобы вас называли «представителями x организации», но просмотры без указания авторства могут навлечь на вас неприятности.
• Если несколько человек говорят об одном и том же, просто добавьте «X и Y согласны».

См. нашу страницу: Ведение заметок для получения дополнительной информации.

Поддержка процесса

Управление ходом собрания входит в обязанности председателя, но секретарь может кое-чем помочь.

К ним относятся:

• Незаметно передайте записку председателю, указав на любые проблемы, связанные со сроками повестки дня, отставанием или временем подачи кофе.
• Резюмируйте и подведите итоги обсуждения. Это особенно полезно, когда люди снова начинают говорить об одном и том же.
• Попросите разъяснить конкретный момент, если вы его не понимаете. Скорее всего, если вы этого не сделаете, другие тоже этого не сделают, и в любом случае вам нужно понять это, чтобы правильно записать его.
• После согласования действия проверьте, кто будет его выполнять. Нередко собрание соглашается, что действие необходимо и что это за действие, не назначая ответственных за него. Вы, как секретарь, можете сделать так, чтобы этого не произошло.

В зависимости от типа организации, от того, работаете ли вы на довольно низком уровне, или ваша роль является добровольной, и вы являетесь избранным членом комитета, вероятно, лучше заранее обсудить эти обязанности с председателем, чтобы убедиться, что ваше вмешательство будет приветствоваться.

ВНИМАНИЕ!

---

Легко отвлечься на интересную дискуссию и забыть что-либо записать. Старайтесь все время оставаться сосредоточенным на своей задаче, даже когда обсуждение идет по кругу. Председатель может попросить вас подвести итоги в любой момент.

---

После собрания

Теперь работа действительно начинается!

Лучше всего начать писать протокол как можно скорее после собрания. Какими бы прозрачными ни казались ваши заметки на собрании, через 24 часа они уже не будут такими четкими, и если вы оставите их на две недели, вы будете сомневаться, действительно ли это были вы на собрании.

Протоколы должны следовать порядку повестки дня. Даже если кто-то позже вернется к определенной теме собрания, вы должны включить это обсуждение в первоначальный пункт повестки дня. Убедитесь, что вы включили все ключевые моменты, сделанные в ходе обсуждения, любые принятые решения и согласованные действия, а также ответственных за действия.

Протоколы почти всегда пишутся в прошедшем времени и обычно в страдательном залоге («X указал, что должно произойти y; было решено, что Z будет нести ответственность»). Используйте «будет», а не «будет» для того, что должно произойти, особенно в официальных протоколах.

Это вопрос стиля, используете ли вы имена, титулы с фамилиями или инициалы для обозначения говорящих. Сверьтесь со стулом или просмотрите прошлые минуты, чтобы увидеть, что было сделано раньше, и последовательно применяйте тот же подход.

Проверка и утверждение

Если вы новичок в написании протоколов, может быть целесообразно отправить протоколы одному или двум доверенным лицам для проверки и комментариев, прежде чем распространять их более широко.

Один из этих людей, вероятно, должен быть председателем, если только они сами не попросили вас сначала отправить их к кому-то другому. После утверждения протокола председателем его можно распространить среди участников и, при необходимости, опубликовать на веб-сайте. Имейте в виду, что участники могут захотеть исправить любые ошибки, и исправления необходимо будет внести в следующий протокол.

Обязанности секретаря некоммерческой корпорации — Блог о некоммерческом праве

Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в развитии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных документов. Как правило, устав организации устанавливает обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться в зависимости от того, что может быть назначено правлением. Секретарь будет наиболее полезен для организации, когда его или ее роль сформирована так, чтобы соответствовать уникальной структуре и потребностям организации, а не выполнять стандартную должностную инструкцию.

Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:

Коммуникации – основная роль секретаря

Секретарь корпорации является активным каналом связи между советом, руководством и членами любой), путем надлежащего уведомления о любых собраниях и своевременного распространения материалов, таких как повестки дня и протоколы собраний. Секретарь должен быть знаком с записями организации и соответствующими материалами, а также должен быть в состоянии предоставить советы и ресурсы совету директоров по соответствующим спорным темам, таким как конкретные вопросы управления, рассматриваемые на собрании, или новая поправка к корпоративному законодательству штата, Например. Секретарь должен стремиться быть полезным совету директоров при выполнении им своих фидуциарных обязанностей.

Планирование, уведомление и материалы

Секретарю поручено знать и соблюдать требования к уведомлению и планировать встречи для размещения директоров. Требования к уведомлению могут быть особенно важными и должны строго соблюдаться, поскольку ненадлежащее уведомление может открыть организацию для оспаривания. Секретарь отвечает за планирование заседаний правления и должен обеспечивать проведение достаточного количества собраний в год в соответствии с уставом организации. Как правило, совет может более эффективно и действенно провести собрание совета, если секретарь готовит и рассылает материалы собрания заблаговременно до собрания, чтобы каждый директор мог просмотреть такие материалы, исправить любые ошибки и подготовить вопросы и комментарии.

Протоколы собраний

Секретарю также поручено ведение протоколов собраний. Протоколы являются важным организационным документом и содержат памятную хронологию ключевой информации, такой как действия совета директоров, выборы должностных лиц или директоров, а также определенные отчеты комитетов и персонала. Протокол собрания может иметь жизненно важное юридическое значение при проверке IRS и в качестве доказательства в суде, если, например, кто-то оспаривает законность определенных действий или позиций. Секретарь должен быть хорошо подготовлен для ведения точного протокола, а также быть осведомленным и чувствительным к любой специальной или конфиденциальной информации, обсуждаемой на собрании. Для получения дополнительной информации о минутах в целом, см. Протокол заседания Совета – Часть I и Часть II .

Ведение корпоративных документов

В качестве хранителя документов организации секретарь несет ответственность за ведение точной документации и соблюдение юридических требований, таких как ежегодные сроки подачи документов. Секретарю может быть полезно иметь календарь крайних сроков подачи, который может включать подачу документов государственному секретарю корпорации, генеральному прокурору, налоговому агентству штата и налоговому управлению.